از آنجا که روابط عمومی بخشی از مدیریت در یک سازمان بوده و هدفش؛ ایجاد محیطی بر اساس تفاهم و اعتماد متقابل در درون و برون سازمان می باشد، با این اوصاف می‌توان روابط عمومی را بخشی از فرآیند حل مشکلات سازمان دانست. به طور کلی روابط عمومی ها چهار مرحله را برای رفع مشکلات و معضلات سازمان مورد توجه, دقت و عمل قرار می‌دهند.

1ـ شناخت مسأله (مشکل)

   روابط عمومی باید محیط فعالیت و مخاطبان خود را به درستی بشناسد و با آگاهی از نظرات, نگرش‌ها و رفتار افرادی که با سازمان سر و کار دارند و تحت تأثیر فعالیت‌های سازمان قرار گرفته‌اند به بررسی مشکل بپردازد و سپس با استفاده از فنون مختلف به این سوال که «اکنون در سازمان چه روی می‌دهد؟» پاسخ لازم داده شود.

2ـ برنامه‌ریزی

  روابط عمومی در این مرحله باید تمام استعداد و توان خود را برای برنامه‌ها و سیاست‌های سازمان به کار گیرد تا در تصمیم‌گیری های نهایی در خصوص برنامــه‌هــای گروهـی, اهــداف, روش‌هـا و   خط مشی‌های مورد قبول کلیه افراد تاثیرگذار باشد. در واقع این مرحله به سوال «چه باید کرد و چرا؟» پاسخ می‌دهد. بدیهی است که طـرح‌ریزی بـــرنامه روابط عمومی بر اساس اهداف مبهم و نامناسب باعث اتلاف "وقت و بودجه" سازمان خواهد شد به همین دلیل, تحقیق مقدماتی در این زمینه همواره موردنیاز است. مصاحبه با مدیران, کارکنان، مخاطبان و همچنین نظرسنجی از آنها و مطالعه اوضاع اجتماعی, سیاسی و ... جامعه‌ای که موسسه در آن فعالیت می‌کند می‌تواند روابط عمومی را در برنامه‌ریزی‌های سازمان کمک می‌کند.

3ـ اجرای برنامه‌ها

   در این مرحله طرح‌ها و برنامه‌ها اجرا می‌شوند, هدف این برنامه‌ها رسیدن به اهداف ویژه سازمان است. با توجه به هر بخشی از مخاطبان و تقسیم‌بندی مسائل و مشکلات, پرسشی که باید در این مرحله به آن پاسخ داده شود این است که «چگونه طرح‌ها یا برنامه‌ها را باید اجرا کرد؟»

4ـ ارزیابی

    در این مرحله نتایج و تاثیرات برنامه‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرند و پس از پاسخ به این سوال که «سازمان چه خط سیری را طی کرده است؟» درباره ی این که آیا برنامه‌ها ادامه پیدا کند یا متوقف شود تصمیم‌گیری می‌شود. این مرحله معمولاً از سوی روابط عمومی‌ها کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد.

وظایف اصلی روابط عمومی

1ـ شناخت سازمان

   یکی از وظایف خطیر روابط عمومی در هر سازمان شناخت دقیق تشکیلات سازمان, عملکرد و اهداف آن و نیز آشنایی با نقاط قوت و ضعف آن است. تنها با شناختی دقیق و علمی می‌توان تصویری روشن و زیبا از سازمان در ذهن مخاطبان درون و برون سازمان ایجاد کرد.

2ـ شناخت محیط

   برای شناخت محیط باید به شناخت افکار عمومی که یکی دیگر از اهداف روابط عمومی ها می باشد، پرداخت تا بر این اساس مرزهای بین سازمان و مردم را  برداشت.
3ـ شناساندن (معرفی) سازمان

    پس از خودشناسی و شناسایی محیط, مهمترین وظیفه روابط عمومی معرفی سازمان است. قاعدتاً هر سازمان و موسسه‌ای یک فلسفه وجودی دارد که روابط عمومی در راستای تحقق اهداف سازمان, آن را به جامعه یا مخاطبان موردنظر معرفی کند. در زمینه معرفی و تبلیغ سازمان ضمن رعایت اصل صداقت و احترام به مخاطب باید با توجه به اهداف سازمان از شیوه‌ها و تکنیک‌های مختلف ارتباطی به نحو شایسته‌ای استفاده کرد.

ارکان روابط عمومی

 به طور کلی روابط عمومی بر چهار رکن اصلی استوار می باشند.

 1- تحقیق

2- برنامه ریزی

3- برقراری ارتباط دوسویه بین منبع و مخاطب و بالعکس

4- گفتگو برای ایجاد تفاهم و هم فهمی

اهداف روابط عمومی

به طور کلی دو نوع هدف برای روابط عمومی می توان ذکر کرد:

اهداف اطلاعاتی : اهــــداف اطلاعاتی به صورت قانونی و توسط روابط عمومی ها مورد استفاده قرار می گیرند، اما سنجش "آگاهی ایجاد شده" بسیار مشکل است.

اهداف انگیزشی: اهداف انگیزشی از اهداف اطلاعاتی در روابط عمومی پیچیده تر، نهایی تر و ابهام آمیزتر هستند. زیرا شرکت ها موسسات،ادارات و سازمان ها خواهان تغییر نگرش ها، عقاید و اصلاح رفتار مخاطبان خود می باشند.

 منابع  - راهبردهای عملی روابط عمومی، تالیف هوشمند سفیدی - تئوری و عمل در روابط عمومی و ارتباطات، تالیف علی میرسعید قاضی  - روابط عمومی و ارتباط با رسانه، تالیف هوشمند سفیدی

      - درسنامه روابط عمومی، تالیف پائولا ماتنز کوهن، ترجمه سیدمحمود هاشمی  - کارکردهای روابط عمومی، تالیف کاظم متولی    - روابط عمومی و تبلیغات، تالیف کاظم متولی

      - روابط عمومی ستون خیمه سازان، تالیف مجید محمدپور   - فنون روابط عمومی، تالیف هوشمند سفیدی